Wie hĂ€ltst Du’s mit der E-Mail-Verwaltung?

10. Mai 2006

Bei der Verwaltung von E-Mails lassen sich nach den Ergebnissen der letzten „Frage des Monats“ deutlich zwei verschiedene Gruppen von Nutzern ausmachen: Die „Verwalter“ und die „Nicht-Verwalter“. Sie unterscheiden sich darin, wie sie ihre E-Mails ordnen und in der Verwendung des Adressbuchs. Außerdem gibt es Eigenheiten in Bezug auf die Verwendung verschiedenen Funktionen, wie Signaturen fĂŒr E-Mails oder den Gebrauch der Kalenderfunktion.

Der „Verwalter“ und der „Nicht-Verwalter“

In punkto E-Mail-Verwaltung gibt es zwei verschiedene Typen von Nutzern. So lassen sich die Ergebnisse unserer Frage des Monats zum Thema E-Mail in Kurzform zusammenfassen.

Der „Verwalter“ von E-Mails hat verschiedene Order fĂŒr seine E-Mails erstellt und alles perfekt durchorganisiert. Er fĂŒhrt ein Adressbuch, in dem neben Name und Adresse auch noch zahlreiche weitere Informationen ĂŒber seine Kontakte gespeichert sind. Außerdem nutzt er auch hĂ€ufig die Zusatzfunktionen seines E-Mail-Programms, die ĂŒber die bloße Verwaltung von E-Mails hinausgehen.

Der „Nicht-Verwalter“ hingegen braucht sein E-Mail-Programm nur gerade dazu, um E-Mails zu versenden und zu empfangen. DarĂŒber hinaus nutzt er eventuell noch das Adressbuch, um die E-Mail-Adressen abzulegen. Was es sonst noch fĂŒr Funktionen gibt, interessiert ihn hĂ€ufig gar nicht. Außerdem hat er weder Bedarf noch Lust, ein ausgeklĂŒgeltes System fĂŒr die Verwaltung seiner E-Mails zu entwickeln.

Ordnungsprinzipien fĂŒr E-Mails

Insgesamt ordnen die Umfrageteilnehmer ihre empfangenen E-Mails hauptsĂ€chlich nach inhaltlichen Gesichtspunkten. Sie erstellen etwa „Ordner fĂŒr verschiedene Projekte“ oder verschiedene Personengruppen. Allerdings gibt es einen recht erheblichen Anteil der „Nicht-Verwalter“, die ihre E-Mails gar nicht sortieren. Sie besitzen lediglich einen Eingangs- und einen Ausgangsordner.

Verwendung des Adressbuchs

Die allermeisten Teilnehmer der Umfrage fĂŒhren ein E-Mail-Adressbuch. Aber gerade bei der Verwendung dieses Adressbuchs treten die Unterschiede der verschiedenen Benutzertypen besonders deutlich zu Tage. Die „Nicht-Verwalter“ speichern neben der E-Mail-Adresse höchstens noch den Namen einer Person. Ganz anders die Gruppe der „Verwalter“: Hier werden zusĂ€tzlich verschiedene Telefonnummern und Adressen, Geburtstag, Beruf, Homepage bis hin zu Kontonummern in das Adressbuch aufgenommen.

Benötigte Funktionen

Insgesamt zeigen sich ĂŒber alle Benutzer hinweg erhebliche Unterschiede in der NutzungshĂ€ufigkeit verschiedener Funktionen. Besonders beliebt sind die Funktionen „Dateien anhĂ€ngen“, „Signaturen“ sowie die „Suchfunktion“. Bei den Zusatzfunktionen erfreut sich insbesondere der Kalender einer großen Beliebtheit.

Aber gerade in punkto Nutzung der angebotenen Funktionen zerfallen die Umfrageteilnehmer wiederum in die zwei verschiedene Gruppen. Dies zeigt sich besonders deutlich bei der Verwendung von „Signaturen fĂŒr E-Mails“ und der Nutzung der Kalenderfunktion. Hier geben nur wenige Personen eine seltene Nutzung an. Entweder die Funktionen werden „hĂ€ufig“ oder sie werden „nie“ genutzt.

Gefragt nach dem Warum der Nicht-Nutzung von Funktionen antworten vor allem die „Nicht-Verwalter“: Viele dieser Personen geben an, dass sie die angebotenen Funktionen gar nicht benötigen. Weitere GrĂŒnde der Nicht-Nutzung liegen darin, dass sich diese Personen „noch nicht damit auseinander gesetzt“ haben, oder einfach „nicht wissen, wie es geht“.

Dementsprechend wird die Frage nach weiteren fehlenden Funktionen vor allem von den Nutzern der bereits vorhandenen Funktionen beantwortet. An dieser Stelle bestehen teilweise sehr individuelle WĂŒnsche nach Funktionen, die das eigene System der E-Mail-Verwaltung noch verbessern wĂŒrden. Dazu zĂ€hlen etwa auch eine „Vorsortierung von E-Mails“ oder eine Funktion zur „Erinnerung an unbearbeitete E-Mails“.

Konsequenzen?

Welche Konsequenzen lassen sich aus diesen Umfrageergebnissen ableiten? Sollte man fĂŒr beide Gruppen verschiedene Produkte anbieten, die den jeweiligen BedĂŒrfnissen angepasst sind? MĂŒsste die Bedienung fĂŒr die „Nicht-Verwalter“ einfacher und intuitiver gestaltet werden? Brauchen die „Nicht-Verwalter“ andere Funktionen, die ihnen die bisherigen Programme nicht bieten können? Sollte es fĂŒr die „Verwalter“ Zusatzmodule geben, damit sie fĂŒr ihre Verwaltung von E-Mails grĂ¶ĂŸere SpielrĂ€ume bekommen?

Aus den Umfrageergebnissen lassen sich verschiedene Hypothesen entwickeln, wie die Verwaltung von E-Mails fĂŒr die Benutzer verbessert werden könnte. Um dabei den verschiedenen Typen von Benutzern gerecht zu werden, sind in jedem Fall weitere Untersuchungen und Befragungen der Benutzer selbst notwendig.

Im Folgenden können Sie sich einen Überblick ĂŒber die Beantwortung der einzelnen Fragen verschaffen:

Frage 1: Mit welchem Programm verwalten Sie Ihre E-Mails?

(Mehrfachnennungen möglich)

Datenbasis (N) = 47

Mailprogramm auf meinem Computer = 37 (78,72%)
Online, auf der Webseite des Anbieters = 8 (17,02%)

Verwaltungsarten, die einmal benannt wurden:
Mozilla Thunderbird; Opera Mail

Frage 1

Frage 2: Können Sie mit dem Programm mehrere E-Mail-Adressen gemeinsam verwalten?

Datenbasis (N) = 40
Ja = 35 (87,5%)
Nein = 2 (5%)
Nein, wĂŒrde ich aber gerne = 3 (7,5%)

Frage 2

Frage 3: Organisieren Sie Ihre empfangenen E-Mails in verschiedenen Ordnern?

Datenbasis (N) = 40
Ja = 39 (97,5%)
Nein = 1 (2,5%)

Frage 3

Zusatz zu Frage 3: Wenn ja, nach welchem Ordnungsprinzip?

(Mehrfachnennungen möglich)

Datenbasis (N) = 55

Inhaltliche Themengebiete = 35 (63,64%)
Zeitpunkt des Eingangs = 11 (20%)
Wichtigkeit = 4 (7,27%)
Personen = 3 (5,45%)

Ordnungsprinzipien, die einmal benannt wurden:
Rubriken; Apples Spotlight

Zusatz Frage 3

Frage 4: Verwalten Sie Ihre Kontakte in einem Adressbuch?

Datenbasis (N) = 39
Ja = 32 (82,05%)
Nein = 7 (17,95%)

Frage 4

Zusatz zu Frage 4: Wenn ja, welche weiteren Daten einer Person (außer der E-Mail-Adresse) speichern Sie im Adressbuch?

(Mehrfachnennungen möglich)

Datenbasis (N) = 90
Name = 30 (33,33%)
Telefonnummer = 20 (22,22%)
Adresse = 16 (17,78%)
Geburtstag = 4 (4,44%)
Notizen zur Person = 4 (4,44%)
Homepage = 3 (3,33%)

Daten, die zweimal benannt wurden:
Zugehörigkeit zu Gruppen; verschiedene Telefonnummern/Handy; Beruf; verschiedene Adressen; keine

Daten, die einmal benannt wurden:
Bild; Fax; Kontonummern; Steuernummern; Auftragsnummern

Zusatz Frage 4

Frage 5: Welche der folgenden Funktionen verwenden Sie?

AnhÀngen von Dateien:
Datenbasis (N) = 40
HĂ€ufig = 36 (90%)
Selten = 4 (10%)
Nie = 0 (0%)

E-Mail mit Signatur versehen:
Datenbasis (N) = 40
HĂ€ufig = 21 (52,5%)
Selten = 7 (17,5%)
Nie = 12 (30%)

Sperrung von Absendern:
Datenbasis (N) = 40
HĂ€ufig = 10 (25%)
Selten = 13 (32,5%)
Nie = 17 (42,5%)

Suchfunktion:
Datenbasis (N) = 40
HĂ€ufig = 20 (50%)
Selten = 17 (42,5%)
Nie = 3 (7,5%)

E-Mail mit PrioritÀt versehen:
Datenbasis (N) = 38
HĂ€ufig = 5 (13,16%)
Selten = 17 (44,74%)
Nie = 16 (42,11%)

Funktionen, die außerdem benannt wurden:
Filter (4); Farbkodierung; VerschlĂŒsseln; Etikettieren; Kommunikationsverlauf; Terminsetzungen; vordefinierte Antwortfelder

Frage 5

Frage 6: Welche Zusatzfunktionen Ihres Programms nutzen Sie?

Kalender:
Datenbasis (N) = 40
HĂ€ufig = 21 (52,5%)
Selten = 5 (12,5%)
Nie = 14 (35%)

Notizen:
Datenbasis (N) = 39
HĂ€ufig = 5 (12,82%)
Selten = 14 (35,9%)
Nie = 20 (51,28%)

To do-Listen:
Datenbasis (N) = 39
HĂ€ufig = 4 (10,26%)
Selten = 16 (41,03%)
Nie = 19 (48,72%)

Zusatzfunktionen, die außerdem benannt wurden:
im Internet recherchieren; Gruppenfunktionen; rss-feeds; Autoarchivierung; Synchronisation mit Handy/PDA

Frage 6

Frage 7: Aus welchen GrĂŒnden nutzen Sie in Frage 5 und 6 benannte Funktionen nicht?

(Mehrfachnennungen möglich)

Datenbasis (N) = 41
Nicht vorhanden = 5 (12,2%)
Brauche ich nicht = 26 (63,41%)
Funktioniert nicht wie gewĂŒnscht = 7 (17,07%)

GrĂŒnde, die einmal benannt wurden:
noch nicht damit auseinandergesetzt; weiß nicht, wie es geht; unkomfortabel

Frage 7

Frage 8: Welche weiteren Funktionen fĂŒr die Verwaltung Ihrer E-Mails wĂŒrden Sie sich wĂŒnschen?

(Zusammenfassung der Kommentare)

Einfache und kontrollierbare Archivierung
Kontextbezogene VorausfĂŒllung von E-Mail-Headern
Vorsortierung von E-Mails
Erinnerung an unbearbeitete E-Mails
Automatische Löschung von E-Mails nach Verschieben in andere Ordner
Lebenslange Speicherung sÀmtlicher Korrespondenz
Sofortiger Zugriff auf alle E-Mails
Einfach zu bedienender E-Mail-Client fĂŒr das Handy/PDA
Doublettenfilter

Frage 9: Demographische Daten

(Freiwillige Angaben)
Durchschnittsalter:
30,8 Jahre
Beruf: (nach HĂ€ufigkeit sortiert) Student, Programmierer, Software-Entwickler


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