Wie hältst Du’s mit der E-Mail-Verwaltung?

10. Mai 2006

Bei der Verwaltung von E-Mails lassen sich nach den Ergebnissen der letzten „Frage des Monats“ deutlich zwei verschiedene Gruppen von Nutzern ausmachen: Die „Verwalter“ und die „Nicht-Verwalter“. Sie unterscheiden sich darin, wie sie ihre E-Mails ordnen und in der Verwendung des Adressbuchs. Außerdem gibt es Eigenheiten in Bezug auf die Verwendung verschiedenen Funktionen, wie Signaturen für E-Mails oder den Gebrauch der Kalenderfunktion.

Der „Verwalter“ und der „Nicht-Verwalter“

In punkto E-Mail-Verwaltung gibt es zwei verschiedene Typen von Nutzern. So lassen sich die Ergebnisse unserer Frage des Monats zum Thema E-Mail in Kurzform zusammenfassen.

Der „Verwalter“ von E-Mails hat verschiedene Order für seine E-Mails erstellt und alles perfekt durchorganisiert. Er führt ein Adressbuch, in dem neben Name und Adresse auch noch zahlreiche weitere Informationen über seine Kontakte gespeichert sind. Außerdem nutzt er auch häufig die Zusatzfunktionen seines E-Mail-Programms, die über die bloße Verwaltung von E-Mails hinausgehen.

Der „Nicht-Verwalter“ hingegen braucht sein E-Mail-Programm nur gerade dazu, um E-Mails zu versenden und zu empfangen. Darüber hinaus nutzt er eventuell noch das Adressbuch, um die E-Mail-Adressen abzulegen. Was es sonst noch für Funktionen gibt, interessiert ihn häufig gar nicht. Außerdem hat er weder Bedarf noch Lust, ein ausgeklügeltes System für die Verwaltung seiner E-Mails zu entwickeln.

Ordnungsprinzipien für E-Mails

Insgesamt ordnen die Umfrageteilnehmer ihre empfangenen E-Mails hauptsächlich nach inhaltlichen Gesichtspunkten. Sie erstellen etwa „Ordner für verschiedene Projekte“ oder verschiedene Personengruppen. Allerdings gibt es einen recht erheblichen Anteil der „Nicht-Verwalter“, die ihre E-Mails gar nicht sortieren. Sie besitzen lediglich einen Eingangs- und einen Ausgangsordner.

Verwendung des Adressbuchs

Die allermeisten Teilnehmer der Umfrage führen ein E-Mail-Adressbuch. Aber gerade bei der Verwendung dieses Adressbuchs treten die Unterschiede der verschiedenen Benutzertypen besonders deutlich zu Tage. Die „Nicht-Verwalter“ speichern neben der E-Mail-Adresse höchstens noch den Namen einer Person. Ganz anders die Gruppe der „Verwalter“: Hier werden zusätzlich verschiedene Telefonnummern und Adressen, Geburtstag, Beruf, Homepage bis hin zu Kontonummern in das Adressbuch aufgenommen.

Benötigte Funktionen

Insgesamt zeigen sich über alle Benutzer hinweg erhebliche Unterschiede in der Nutzungshäufigkeit verschiedener Funktionen. Besonders beliebt sind die Funktionen „Dateien anhängen“, „Signaturen“ sowie die „Suchfunktion“. Bei den Zusatzfunktionen erfreut sich insbesondere der Kalender einer großen Beliebtheit.

Aber gerade in punkto Nutzung der angebotenen Funktionen zerfallen die Umfrageteilnehmer wiederum in die zwei verschiedene Gruppen. Dies zeigt sich besonders deutlich bei der Verwendung von „Signaturen für E-Mails“ und der Nutzung der Kalenderfunktion. Hier geben nur wenige Personen eine seltene Nutzung an. Entweder die Funktionen werden „häufig“ oder sie werden „nie“ genutzt.

Gefragt nach dem Warum der Nicht-Nutzung von Funktionen antworten vor allem die „Nicht-Verwalter“: Viele dieser Personen geben an, dass sie die angebotenen Funktionen gar nicht benötigen. Weitere Gründe der Nicht-Nutzung liegen darin, dass sich diese Personen „noch nicht damit auseinander gesetzt“ haben, oder einfach „nicht wissen, wie es geht“.

Dementsprechend wird die Frage nach weiteren fehlenden Funktionen vor allem von den Nutzern der bereits vorhandenen Funktionen beantwortet. An dieser Stelle bestehen teilweise sehr individuelle Wünsche nach Funktionen, die das eigene System der E-Mail-Verwaltung noch verbessern würden. Dazu zählen etwa auch eine „Vorsortierung von E-Mails“ oder eine Funktion zur „Erinnerung an unbearbeitete E-Mails“.

Konsequenzen?

Welche Konsequenzen lassen sich aus diesen Umfrageergebnissen ableiten? Sollte man für beide Gruppen verschiedene Produkte anbieten, die den jeweiligen Bedürfnissen angepasst sind? Müsste die Bedienung für die „Nicht-Verwalter“ einfacher und intuitiver gestaltet werden? Brauchen die „Nicht-Verwalter“ andere Funktionen, die ihnen die bisherigen Programme nicht bieten können? Sollte es für die „Verwalter“ Zusatzmodule geben, damit sie für ihre Verwaltung von E-Mails größere Spielräume bekommen?

Aus den Umfrageergebnissen lassen sich verschiedene Hypothesen entwickeln, wie die Verwaltung von E-Mails für die Benutzer verbessert werden könnte. Um dabei den verschiedenen Typen von Benutzern gerecht zu werden, sind in jedem Fall weitere Untersuchungen und Befragungen der Benutzer selbst notwendig.

Im Folgenden können Sie sich einen Überblick über die Beantwortung der einzelnen Fragen verschaffen:

Frage 1: Mit welchem Programm verwalten Sie Ihre E-Mails?

(Mehrfachnennungen möglich)

Datenbasis (N) = 47

Mailprogramm auf meinem Computer = 37 (78,72%)
Online, auf der Webseite des Anbieters = 8 (17,02%)

Verwaltungsarten, die einmal benannt wurden:
Mozilla Thunderbird; Opera Mail

Frage 1

Frage 2: Können Sie mit dem Programm mehrere E-Mail-Adressen gemeinsam verwalten?

Datenbasis (N) = 40
Ja = 35 (87,5%)
Nein = 2 (5%)
Nein, würde ich aber gerne = 3 (7,5%)

Frage 2

Frage 3: Organisieren Sie Ihre empfangenen E-Mails in verschiedenen Ordnern?

Datenbasis (N) = 40
Ja = 39 (97,5%)
Nein = 1 (2,5%)

Frage 3

Zusatz zu Frage 3: Wenn ja, nach welchem Ordnungsprinzip?

(Mehrfachnennungen möglich)

Datenbasis (N) = 55

Inhaltliche Themengebiete = 35 (63,64%)
Zeitpunkt des Eingangs = 11 (20%)
Wichtigkeit = 4 (7,27%)
Personen = 3 (5,45%)

Ordnungsprinzipien, die einmal benannt wurden:
Rubriken; Apples Spotlight

Zusatz Frage 3

Frage 4: Verwalten Sie Ihre Kontakte in einem Adressbuch?

Datenbasis (N) = 39
Ja = 32 (82,05%)
Nein = 7 (17,95%)

Frage 4

Zusatz zu Frage 4: Wenn ja, welche weiteren Daten einer Person (außer der E-Mail-Adresse) speichern Sie im Adressbuch?

(Mehrfachnennungen möglich)

Datenbasis (N) = 90
Name = 30 (33,33%)
Telefonnummer = 20 (22,22%)
Adresse = 16 (17,78%)
Geburtstag = 4 (4,44%)
Notizen zur Person = 4 (4,44%)
Homepage = 3 (3,33%)

Daten, die zweimal benannt wurden:
Zugehörigkeit zu Gruppen; verschiedene Telefonnummern/Handy; Beruf; verschiedene Adressen; keine

Daten, die einmal benannt wurden:
Bild; Fax; Kontonummern; Steuernummern; Auftragsnummern

Zusatz Frage 4

Frage 5: Welche der folgenden Funktionen verwenden Sie?

Anhängen von Dateien:
Datenbasis (N) = 40
Häufig = 36 (90%)
Selten = 4 (10%)
Nie = 0 (0%)

E-Mail mit Signatur versehen:
Datenbasis (N) = 40
Häufig = 21 (52,5%)
Selten = 7 (17,5%)
Nie = 12 (30%)

Sperrung von Absendern:
Datenbasis (N) = 40
Häufig = 10 (25%)
Selten = 13 (32,5%)
Nie = 17 (42,5%)

Suchfunktion:
Datenbasis (N) = 40
Häufig = 20 (50%)
Selten = 17 (42,5%)
Nie = 3 (7,5%)

E-Mail mit Priorität versehen:
Datenbasis (N) = 38
Häufig = 5 (13,16%)
Selten = 17 (44,74%)
Nie = 16 (42,11%)

Funktionen, die außerdem benannt wurden:
Filter (4); Farbkodierung; Verschlüsseln; Etikettieren; Kommunikationsverlauf; Terminsetzungen; vordefinierte Antwortfelder

Frage 5

Frage 6: Welche Zusatzfunktionen Ihres Programms nutzen Sie?

Kalender:
Datenbasis (N) = 40
Häufig = 21 (52,5%)
Selten = 5 (12,5%)
Nie = 14 (35%)

Notizen:
Datenbasis (N) = 39
Häufig = 5 (12,82%)
Selten = 14 (35,9%)
Nie = 20 (51,28%)

To do-Listen:
Datenbasis (N) = 39
Häufig = 4 (10,26%)
Selten = 16 (41,03%)
Nie = 19 (48,72%)

Zusatzfunktionen, die außerdem benannt wurden:
im Internet recherchieren; Gruppenfunktionen; rss-feeds; Autoarchivierung; Synchronisation mit Handy/PDA

Frage 6

Frage 7: Aus welchen Gründen nutzen Sie in Frage 5 und 6 benannte Funktionen nicht?

(Mehrfachnennungen möglich)

Datenbasis (N) = 41
Nicht vorhanden = 5 (12,2%)
Brauche ich nicht = 26 (63,41%)
Funktioniert nicht wie gewünscht = 7 (17,07%)

Gründe, die einmal benannt wurden:
noch nicht damit auseinandergesetzt; weiß nicht, wie es geht; unkomfortabel

Frage 7

Frage 8: Welche weiteren Funktionen für die Verwaltung Ihrer E-Mails würden Sie sich wünschen?

(Zusammenfassung der Kommentare)

Einfache und kontrollierbare Archivierung
Kontextbezogene Vorausfüllung von E-Mail-Headern
Vorsortierung von E-Mails
Erinnerung an unbearbeitete E-Mails
Automatische Löschung von E-Mails nach Verschieben in andere Ordner
Lebenslange Speicherung sämtlicher Korrespondenz
Sofortiger Zugriff auf alle E-Mails
Einfach zu bedienender E-Mail-Client für das Handy/PDA
Doublettenfilter

Frage 9: Demographische Daten

(Freiwillige Angaben)
Durchschnittsalter:
30,8 Jahre
Beruf: (nach Häufigkeit sortiert) Student, Programmierer, Software-Entwickler…

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