Wof├╝r sind Intranets eigentlich gut?

12. Oktober 2006

Die M├Âglichkeiten von Intranets werden in der Praxis nicht ausreichend ausgesch├Âpft. Dies ist ein wesentliches Ergebnis der „Frage des Monats“ September. Aus Sicht der Benutzer weisen viele Intranets erhebliche M├Ąngel in ihrem Funktionsumfang auf. Ganz oben auf der Wunschliste stehen f├╝r die Benutzer eine vern├╝nftige Suchfunktion, verbesserte Koordinationsm├Âglichkeiten f├╝r Termine und die M├Âglichkeit eines Transfers von Know-how zwischen verschiedenen Personen.

Intranets werden an Benutzerbed├╝rfnissen vorbei gestaltet

Eine ├╝berw├Ąltigende Mehrheit der Teilnehmer an der Umfrage gibt an, dass sie nicht alle Funktionen des von ihnen genutzten Intranets kennt. Und selbst die bekannten Funktionen kann immerhin fast ein Drittel nicht problemlos nutzen. Diese Ergebnisse machen bereits deutlich, dass die Potentiale von Intranets in der Praxis nicht ausreichend genutzt werden. Ein Umfrageteilnehmer formuliert dies folgenderma├čen: „Die Usability unseres Intranets [ÔÇŽ] ist so lausig, dass kein Mensch damit freiwillig arbeitet.“

Wof├╝r werden Intranets genutzt?

Intranets lassen sich f├╝r viele verschiedene Aufgaben nutzen. Die von uns befragten Personen nutzen es vor allem f├╝r die „Suche nach Adressen und Telefonnummern“ sowie einen „Zugriff auf gemeinsame Dokumente“. Dar├╝ber hinaus benennen die Benutzer viele weitere Funktionen wie etwa den „Speiseplan der Kantine“, „Koordination von gemeinsamen Terminen“ oder „Hilfe bei IT-Problemen“.

Wesentliche Funktionen fehlen

Soweit die verf├╝gbaren und auch benutzten Funktionen – nun zu den W├╝nschen der Benutzer. Die Wunschliste der Benutzer f├╝r weitere Funktionen ist gerade zu erschreckend lang. Den Benutzern fehlen in den von ihnen genutzten Intranets schlicht und ergreifend eine ganze Reihe Funktionen. Dieses Ergebnis ist ein deutlicher Hinweis darauf, dass Intranets h├Ąufig an den Bed├╝rfnissen der Benutzer vorbei konstruiert werden. Ihre W├╝nsche werden nicht ausreichend geh├Ârt und in die Planung und Umsetzung einbezogen. Viele Teilnehmer der Umfrage sind mit der Suchfunktion ihres Intranets vollkommen unzufrieden. Teilweise ist eine solche Funktion gar nicht erst vorhanden. Und vorhandene Suchmaschinen sind f├╝r Benutzer h├Ąufig keine Hilfe. So bringt es ein Benutzer stellvertretend f├╝r viele Benutzerkommentare auf den Punkt: „Die derzeitige Suchmaschine findet nur Dokumente, die nicht das Ziel der Suche waren.“

Unterst├╝tzung der Kommunikation ist Aufgabe des Intranets

Fast die H├Ąlfte der befragten Personen hat nicht den Eindruck, dass ihre Kommunikation mit anderen Personen durch die Nutzung des Intranets verbessert wird. Woran liegt das? Ist dies keine Aufgabe von Intranets, oder sind die bestehenden Intranets nicht in der Lage diese Anforderung zu erf├╝llen? Die Benutzer sehen eine Verbesserung der Kommunikation eindeutig als eine Aufgabe von Intranets. Dies zeigt sich deutlich in den Antworten auf die Frage, welche Funktionen die Benutzer bei ihrem Intranet vermissen. Hier benennen die Benutzer Funktionen wie „Diskussionsforen“, „Marktpl├Ątze“, „besserer Transfer von Know-How“ oder „Koordinationsm├Âglichkeiten f├╝r Termine“. Die Benutzer erwarten von Intranets eine M├Âglichkeit, um sich mit anderen Personen auszutauschen und mit ihnen in Kontakt zu treten. Dieser Anspruch wird von zu vielen Intranets gar nicht oder nur h├Âchst unzureichend erf├╝llt.

Im Folgenden k├Ânnen Sie sich einen ├ťberblick ├╝ber die Beantwortung der einzelnen Fragen verschaffen:

Frage 1: Wie h├Ąufig nutzen Sie ein Intranet?

Datenbasis (N) = 66
H├Ąufig = 51 (77,27%)
Selten = 13 (19,70%)
Nie = 2 (3,03%)

Frage 1

Frage 2: Meinen Sie alle Funktionen des Intranets zu kennen?

Datenbasis (N) = 67
Ja = 12 (17,91%)
Nein = 55 (82,09%)

Frage 2

Frage 3: K├Ânnen Sie die Ihnen bekannten Funktionen problemlos bedienen?

Datenbasis (N) = 65
Ja = 45 (69,23%)
Nein = 20 (30,77%)

Frage 3

Frage 4: Welche Funktionen des Intranets nutzen Sie am h├Ąufigsten?

Datenbasis (N) = 67
(Mehrfachnennungen m├Âglich)

Funktion Anzahl
Suche nach Telefonnummern/ Adressen 49 (73,13%)
Zugriff auf gemeinsame Dokumente 43 (64,18%)
Speiseplan der Kantine 29 (43,28%)
Koordination von gemeinsamen Terminen 17 (25,37%)
Hilfe bei IT-Problemen 14 (20,90%)
Diskussionsforen 10 (14,93%)
Digitale Formulare/Vorlagen 9 (13,43%)
Informationssuche 8 (11,94%)
Interne Nachrichten 4 (5,97%)

Funktionen, die jeweils zweimal oder einmal benannt wurden:
Richtlinien nachlesen (2); Foto-Service (2); Stellenb├Ârse; Projektplanung; Trainingsvideos

Frage 4

Frage 5: K├Ânnen Sie durch die Nutzung des Intranets Zeit sparen?

Datenbasis (N) = 67
H├Ąufig = 44 (65,67%)
Selten = 17 (25,37%)
Nie = 6 (8,96%)

Frage 5

Frage 6: Wird Ihre Kommunikation mit anderen Personen durch das Intranet erleichtert?

Datenbasis (N) = 67
Ja = 35 (52,24%)
Nein = 32 (47,76%)

Frage 6

Frage 7: Gibt es Funktionen, die Sie in dem von Ihnen genutzten Intranet vermissen?

(Zusammenfassung der Kommentare)

Gute Suchmaschine
Vern├╝nftige Bedienbarkeit
Termin- und Kontaktdaten
Diskussionsforen
Marktpl├Ątze
„Mein“-Intranet Funktion
Koordinationsm├Âglichkeit f├╝r Termine
Zugriff auf gemeinsame Dokumente
Know-how Sammlung und Transfer
├ťbersicht ├╝ber Unternehmensbereiche

Frage 8: Demographische Daten

(Freiwillige Angaben)
Durchschnittsalter: 33,0 Jahre
Beruf: (nach H├Ąufigkeit sortiert) Informatiker, Ingenieur, Student, Redakteur, MarketingÔÇŽ

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