FIT für Usability

Die Möglichkeiten von Intranets werden in der Praxis nicht ausreichend ausgeschöpft. Dies ist ein wesentliches Ergebnis der „Frage des Monats“ September. Aus Sicht der Benutzer weisen viele Intranets erhebliche Mängel in ihrem Funktionsumfang auf. Ganz oben auf der Wunschliste stehen für die Benutzer eine vernünftige Suchfunktion, verbesserte Koordinationsmöglichkeiten für Termine und die Möglichkeit eines Transfers von Know-how zwischen verschiedenen Personen.

Intranets werden an Benutzerbedürfnissen vorbei gestaltet

Eine überwältigende Mehrheit der Teilnehmer an der Umfrage gibt an, dass sie nicht alle Funktionen des von ihnen genutzten Intranets kennt. Und selbst die bekannten Funktionen kann immerhin fast ein Drittel nicht problemlos nutzen. Diese Ergebnisse machen bereits deutlich, dass die Potentiale von Intranets in der Praxis nicht ausreichend genutzt werden. Ein Umfrageteilnehmer formuliert dies folgendermaßen: „Die Usability unseres Intranets […] ist so lausig, dass kein Mensch damit freiwillig arbeitet.“

Wofür werden Intranets genutzt?

Intranets lassen sich für viele verschiedene Aufgaben nutzen. Die von uns befragten Personen nutzen es vor allem für die „Suche nach Adressen und Telefonnummern“ sowie einen „Zugriff auf gemeinsame Dokumente“. Darüber hinaus benennen die Benutzer viele weitere Funktionen wie etwa den „Speiseplan der Kantine“, „Koordination von gemeinsamen Terminen“ oder „Hilfe bei IT-Problemen“.

Wesentliche Funktionen fehlen

Soweit die verfügbaren und auch benutzten Funktionen – nun zu den Wünschen der Benutzer. Die Wunschliste der Benutzer für weitere Funktionen ist gerade zu erschreckend lang. Den Benutzern fehlen in den von ihnen genutzten Intranets schlicht und ergreifend eine ganze Reihe Funktionen. Dieses Ergebnis ist ein deutlicher Hinweis darauf, dass Intranets häufig an den Bedürfnissen der Benutzer vorbei konstruiert werden. Ihre Wünsche werden nicht ausreichend gehört und in die Planung und Umsetzung einbezogen. Viele Teilnehmer der Umfrage sind mit der Suchfunktion ihres Intranets vollkommen unzufrieden. Teilweise ist eine solche Funktion gar nicht erst vorhanden. Und vorhandene Suchmaschinen sind für Benutzer häufig keine Hilfe. So bringt es ein Benutzer stellvertretend für viele Benutzerkommentare auf den Punkt: „Die derzeitige Suchmaschine findet nur Dokumente, die nicht das Ziel der Suche waren.“

Unterstützung der Kommunikation ist Aufgabe des Intranets

Fast die Hälfte der befragten Personen hat nicht den Eindruck, dass ihre Kommunikation mit anderen Personen durch die Nutzung des Intranets verbessert wird. Woran liegt das? Ist dies keine Aufgabe von Intranets, oder sind die bestehenden Intranets nicht in der Lage diese Anforderung zu erfüllen? Die Benutzer sehen eine Verbesserung der Kommunikation eindeutig als eine Aufgabe von Intranets. Dies zeigt sich deutlich in den Antworten auf die Frage, welche Funktionen die Benutzer bei ihrem Intranet vermissen. Hier benennen die Benutzer Funktionen wie „Diskussionsforen“, „Marktplätze“, „besserer Transfer von Know-How“ oder „Koordinationsmöglichkeiten für Termine“. Die Benutzer erwarten von Intranets eine Möglichkeit, um sich mit anderen Personen auszutauschen und mit ihnen in Kontakt zu treten. Dieser Anspruch wird von zu vielen Intranets gar nicht oder nur höchst unzureichend erfüllt.

Im Folgenden können Sie sich einen Überblick über die Beantwortung der einzelnen Fragen verschaffen:

Frage 1: Wie häufig nutzen Sie ein Intranet?

Datenbasis (N) = 66
Häufig = 51 (77,27%)
Selten = 13 (19,70%)
Nie = 2 (3,03%)

Frage 2: Meinen Sie alle Funktionen des Intranets zu kennen?

Datenbasis (N) = 67
Ja = 12 (17,91%)
Nein = 55 (82,09%)

Frage 3: Können Sie die Ihnen bekannten Funktionen problemlos bedienen?

Datenbasis (N) = 65
Ja = 45 (69,23%)
Nein = 20 (30,77%)

Frage 4: Welche Funktionen des Intranets nutzen Sie am häufigsten?

Datenbasis (N) = 67
(Mehrfachnennungen möglich)

Funktionen, die jeweils zweimal oder einmal benannt wurden:
Richtlinien nachlesen (2); Foto-Service (2); Stellenbörse; Projektplanung; Trainingsvideos

Frage 5: Können Sie durch die Nutzung des Intranets Zeit sparen?

Datenbasis (N) = 67
Häufig = 44 (65,67%)
Selten = 17 (25,37%)
Nie = 6 (8,96%)

Frage 6: Wird Ihre Kommunikation mit anderen Personen durch das Intranet erleichtert?

Datenbasis (N) = 67
Ja = 35 (52,24%)
Nein = 32 (47,76%)

Frage 7: Gibt es Funktionen, die Sie in dem von Ihnen genutzten Intranet vermissen?

(Zusammenfassung der Kommentare)

Frage 8: Demographische Daten

(Freiwillige Angaben)
Durchschnittsalter: 33,0 Jahre
Beruf: (nach Häufigkeit sortiert) Informatiker, Ingenieur, Student, Redakteur, Marketing…